Jak efektywnie zakończyć każdą rozmowę?

Jakie trzeba posiadać umiejętności, aby odpowiednio zakończyć rozmowę i osiągnąć zamierzony cel? Niezależnie od sytuacji, przede wszystkim należy prowadzić rozmowę z odpowiednim nastawieniem i aktywnie słuchać naszego rozmowcę.

Po co w ogóle zaczynać rozmowę?

Bardzo dużo ludzi ma problem w tym, aby rozpocząć rozmowę. Umiejętność kończenia rozmowy jest tak samo ważna, jak sposób, w jaki rozmowy zaczynamy. Ludzie to zwierzęta społeczne i każdy ma potrzebę interakcji i komunikacji z innymi. W sytuacjach dnia codziennego jesteśmy zobowiązani zapytać, odpowiedzieć, udzielić i wyjaśnić. Do tego ci, co pełnią funkcje menadżerskie zazwyczaj narzekają, że ich rozmowy z podwładnymi nie przynoszą oczekiwanych efektów. Rozmowy są wciąż o tym samym, ale jakoś niewiele z nich wynika! W związkach też jest podobnie, a nawet o wiele częściej niż w pracy.

Sposoby na uprzejme zakończenie dyskusji

Problem pojawia się wtedy, gdy nasz harmonogram nie współgra z harmonogramem pozostałych osób. W praktyce oznacza to, że czas naszej pracy pokrywa się z porą odpoczynku innych. A nie ma nic gorszego niż rozpraszanie uwagi, bądź alternatywa lepszego spędzonia czasu.

Nie ma nic złego w skupianiu się na pracy i przestrzeganie własnego harmonogramu. Natomiast jeśli obawiasz się, że możesz wyjść na szorstkiego ważniaka, który nie ma paru minut na rozmowę, spróbuj wykorzystać jedną z poniższych rad.

Zamiast informować, zademonstruj

Możesz po prostu założyć słuchawki na uszy albo zmienić status na „zajęty” w jakimkolwiek komunikatorze albo po prostu nie odrywaj wzroku od ekranu komputera. Istnieje niezliczona liczba sposobów to demonstrację tego, że lepiej ci w danym momencie nie przeszkadzać. Możesz też użyć znaków informacyjnych w postaci tabliczek albo kolorowych kartek zarówno w miejscu pracy, jak i w domu. Coś na kształt hotelowych wywieszek na drzwiach z napisem „nie przeszkadzać”.

Postaraj się wyjaśnić sytuację

Jeśli zapętliłeś się w rozmowie, zanim jeszcze udało Ci się wytłumaczyć, że nie jest to dla Ciebie najlepsza chwila, zwyczajnie nie daj się wciągnąć w dyskusję. W celu pokazania jasno, że nie jesteś mrukiem, który nie potrafi się socjalizować, spróbuj powiedzieć: „Mógłbym sporo powiedzieć o ostatniej formie naszych piłkarzy, ale jeśli zacznę, nigdy nie skończę tego, co mam zrobić. Dam ci znać później, co myślę”.

Jeśli naprawdę masz zamiar wrócić do rozmowy po jakimś czasie, powiedz to wprost. Czy sam nie szanowałbyś kogoś, kto dał Ci znać, że chce dokończyć z Tobą dyskusję?

Przysłuchuj się rozmowie, ale staraj nie angażować

Gdyby jednak zdarzyło Ci się trafić na osobę, która niczego nie łapie, nie potrafi odczytywać aluzji lub jest zbyt zdekoncentrowana, by chcieć ją dostrzec, sięgnij po jednowyrazowe odpowiedzi i długie przerwy pomiędzy nimi – nawet jeśli prowadzisz rozmowę online. Jeśli nie zrobisz niczego, by posunąć rozmowę do przodu, szanse na to, że się rozwinie, będą niewielkie. Po kilku minutach, w trakcie których ledwie przyczyniłeś się do rozwoju tematu, możesz zawsze wkroczyć z informacją: „Przepraszam cię, ale jestem ogarnięty szałem pracy. Może pogadamy trochę później?”.

Jak najlepiej zakończyć oficjalne spotkanie?

Spotkania to nic innego, jak okazja, by wyjaśnić kilka spraw i wyznaczyć kierunek działania. Aby osiągnąć maksymalny wpływ tych rozmów na ich uczestników, trzeba świadomie podejść do sposobu prowadzenia rozmowy. Niestety większości menedżerów nie ma istotnej umiejętności, jaka jest zdecydowane kończenie rozmowy. Jest to niezmiernie ważne, jeśli chcemy, aby rozmowa była bardziej owocna. Choć ogólnie wszystko wydaje się proste i oczywiste, w rzeczywistości wielu menedżerów nie przekłada tego na praktykę i nie wiem jak podejść do sprawy:

• Zaplanuj każdą rozmowę, tak by każdy wiedział, jakie są jej cele i jak w niej uczestniczyć.
• Pilnuj przebiegu rozmowy, tak by nie schodzić na tematy poboczne i by nikt nie tracił uwagi.
• Zakończ rozmowę, tak by wszyscy wiedzieli, co mają robić dalej i mieli świadomość wartości tej rozmowy.
• Zanim zakończysz rozmowę, upewnij się, że nie ma niedomówień
• Przechodzenie zbyt pospiesznie do kolejnego punktu spotkania spowoduje, że uczestnicy albo wrócą później do omawianej sprawy, albo wyjdą ze spotkania w poczuciu niepewności. Mogą też mieć odmienne zdanie co do ustaleń i jeśli się nim nie podzielą, mogą wprowadzić sabotaż do ustalonego planu działania.

Upewnij się, że wszyscy cię dobrze rozumieją

Niektórzy nie potrafią przyjąć do wiadomości, że decyzje podejmuje się w trakcie spotkania lub zrozumieć ich potencjalnych konsekwencji. Wtedy należy zapytać taką osobę, czego potrzeba, by zechciała współpracować. Jeżeli grupa nie jest spójna i nie ma pełnej współpracy, oznacza to, że kryje się za tym jakiś problem, który trzeba rozwiązać. Obowiązkiem menadżera jest dociekać i obserwować swoich współpracowników. Więc to twoja odpowiedzialność, żeby ten problem zidentyfikować i znaleźć rozwiązanie.

Ustal kolejne kroki po rozmowie

Najważniejsze jest, aby uczestnicy byli zaangażowani, gdyż to gwarantuje postępy podczas kolejnych spotkań. Aby rozmowa przełożyła się na działanie, muszą być podjęte konkretne zobowiązania. Postęp zależy od jasnego przedstawienia tego, co należy zrobić. Następnie trzeba poprosić innych o to samo jednocześnie wyjaśniając, dlaczego tak, a nie inaczej oraz jakie będą następstwa niewykonania zadań na czas. Aby utrzymać tempo realizacji jakiegokolwiek projektu, trzeba ustalić konkretne działania i terminy, oraz często do nich wracać, śledząc postępy z perspektywy czasu.

Jeśli kończysz spotkanie, zapytaj uczestników o ich opinie

Czy ktoś uczestniczy w spotkaniu w sposób, za który wypadałoby mu szczególnie podziękować? Warto zwracać uwagę na aktywnych rozmówców, szczególnie jeśli mają coś sensownego do powiedzenia. Niektórzy ludzie potrafią wiele wnieść do dyskusji i zmotywować innych do myślenia. W ten sposób można wzmocnić motywacje i zwiększyć efektywność.

Jak zakończyć nieudaną randkę?

Bardzo dużo ludzi po prostu wstaje i wychodzi. Albo mówi, że idzie na chwilę do toalety i już nie wraca. Ogromną zaletą takiego zachowania jest brak niedomówień. Jednak dla tych, którzy mają trochę więcej klasy albo nie chcą krzywdzić niepotrzebnie innych, opcji zakończenia niechcianego spotkania jest wiele.

Jeśli to nie jest impuls lub olśnienie i znajomość już trwa jakiś czas, to po prostu zaplanuj spotkanie, na którym wyłożysz kawę na ławę. Wystarczy powiedzieć, że różnice w charakterze są zbyt duże albo macie inne cele i ambicje życiowe. Ważne jest, aby trzymać wylewność na wodzy. Gdy mówimy jedno, a robimy drugie, wtedy słowa nie mają znaczenia. Wysyłane mieszane sygnały druga osoba będzie interpretować tak, jak jej zależy, żeby było. Krótko mówiąc, nie dawaj złudzeń i nadziei. A jeśli jesteś wrażliwcem, to stwardniej, bo z ludźmi trzeba ostro, nawet jeśli cię to boli.

Przychodząc na spotkanie, dobrze jest mieć plan B. Kobiety radzą sobie gorzej z odegraniem roli niż mężczyźni, wiec łatwo po nich poznać, że nie chcą tu być albo o czymś rozmawiać. I to głównie kobiety mają duże obawy, więc próbują mieć plan B najczęściej w postaci niespodziewanego telefonu od kogoś bliskiego z prośbą o natychmiastowy powrót do domu. Ma to niby uratować sytuację, a raczej samopoczucie kobiety względem siebie, żeby nie czuła się źle z odrzuceniem potencjalnego partnera.